Zacznij od końcowego efektu
Najłatwiej zbudować pakiet, zaczynając od tego, co klient ma mieć gotowe po zakończeniu współpracy. Dla mieszkania przeznaczonego do remontu może to być na przykład:
- ustalony układ funkcjonalny
- komplet wizualizacji
- lista materiałów i wyposażenia
- rysunki potrzebne wykonawcom
- określona liczba konsultacji
- dokumentacja przekazana w ustalonym formacie
Dopiero z tego wynika lista czynności wykonywanych przez pracownię.
To ważne, ponieważ sama lista prac nie zawsze pokazuje wartość usługi. „Przygotowanie dokumentacji” mówi niewiele osobie, która pierwszy raz zamawia projekt. „Rysunki potrzebne do wykonania zabudowy kuchennej i łazienki” daje już konkretny obraz.
Pakiet powinien więc opisywać zarówno pracę pracowni, jak i rezultat, który klient może wykorzystać.
Zakres pomieszczeń i metraż
Pierwszym elementem powinno być określenie, czego dotyczy projekt.
Może to być:
- całe mieszkanie
- dom
- wybrana kondygnacja
- kuchnia
- łazienka
- kilka wskazanych pomieszczeń
- część wspólna lokalu usługowego
Jeśli cena zależy od metrażu, trzeba wyjaśnić, jak ten metraż jest liczony. Warto też wskazać, czy klient może w trakcie projektu dodać kolejne pomieszczenia.
Przykład:
Pakiet obejmuje projekt mieszkania do 80 m² i maksymalnie 6 pomieszczeń. Pomieszczenia dodane po rozpoczęciu współpracy są wyceniane osobno.
Jedno zdanie może zapobiec późniejszej dyskusji o tym, czy dodatkowy pokój mieści się w cenie.
Etapy procesu
Klient powinien wiedzieć, co dzieje się po rozpoczęciu projektu.
Typowy proces może wyglądać tak:
- zebranie informacji i materiałów;
- analiza potrzeb;
- układ funkcjonalny;
- koncepcja materiałowa;
- wizualizacje;
- konsultacje i poprawki;
- dokumentacja;
- zestawienie produktów;
- przekazanie materiałów.
Nie każda pracownia potrzebuje wszystkich etapów. Chodzi o pokazanie kolejności. Jeżeli klient wie, że najpierw akceptuje układ funkcjonalny, a dopiero później pracownia przechodzi do wizualizacji, łatwiej mu zrozumieć, kiedy podejmuje poszczególne decyzje.
Proces pomaga też ustawić oczekiwania czasowe. Jeśli projekt wymaga akceptacji po każdym etapie, czas realizacji zależy częściowo od tempa odpowiedzi klienta.
Projekt funkcjonalny
Warto wyjaśnić, co dokładnie obejmuje etap funkcjonalny.
Może zawierać:
- rozmieszczenie ścian
- układ mebli
- lokalizację kuchni
- ustawienie sprzętów
- funkcje pomieszczeń
- komunikację
- rozwiązania dotyczące przechowywania
Zakres zależy od pracowni i typu projektu. Samo hasło „projekt funkcjonalny” może być zrozumiałe dla projektanta, ale niekoniecznie dla klienta. Przy pakiecie można więc dodać krótkie wyjaśnienie:
Na tym etapie ustalamy układ pomieszczeń i wyposażenia, tak aby przed rozpoczęciem wizualizacji mieć zaakceptowaną bazę projektu.
To pokazuje, po co dany etap znajduje się w pakiecie.
Wizualizacje i liczba ujęć
Jeśli pakiet obejmuje wizualizacje, warto określić ich zakres. Nie musi chodzić o sztywną liczbę dla każdego projektu. Można określić liczbę pomieszczeń albo minimalną liczbę ujęć.
Przykład:
Wizualizacje obejmują wszystkie projektowane pomieszczenia. Liczba ujęć jest ustalana zależnie od wielkości i układu wnętrza.
Jeżeli pracownia ma konkretny limit, można napisać:
Pakiet obejmuje do 2 ujęć wizualizacyjnych na pomieszczenie.
Warto również ustalić, czy dodatkowe wizualizacje są płatne osobno.
Dokumentacja projektowa
To jeden z elementów, który wymaga największej precyzji. „Dokumentacja techniczna” może oznaczać bardzo różny zakres pracy.
Pakiet może obejmować na przykład:
- rzuty z wymiarami
- układ ścian
- układ funkcjonalny
- rzuty posadzek
- układ sufitów
- punkty elektryczne
- punkty wodno-kanalizacyjne
- rozwinięcia ścian
- rysunki mebli na wymiar
- szczegóły zabudów
- zestawienie drzwi
- inne rysunki potrzebne do realizacji
Nie każda pracownia powinna umieszczać wszystkie te elementy w każdym projekcie. Najważniejsze jest określenie, które rysunki klient faktycznie otrzyma.
Dobrym rozwiązaniem jest lista zakresu dokumentacji wraz z krótkim opisem zastosowania. Wtedy klient może zobaczyć, czy pakiet odpowiada jego potrzebom, a pracownia ma jasno określoną granicę usługi.
Dobór materiałów i wyposażenia
Jeśli pracownia zajmuje się doborem produktów, warto określić poziom tego wsparcia.
„Dobór materiałów” może oznaczać:
- wskazanie konkretnego produktu
- przygotowanie zestawienia produktów
- stworzenie listy zakupowej
- porównanie kilku wariantów
- wyszukanie produktów w określonym budżecie
- pomoc w zamówieniu
To różne usługi.
Przykładowy zapis:
W pakiecie znajduje się dobór materiałów wykończeniowych i wyposażenia wraz z listą produktów, nazwą producenta oraz miejscem zakupu.
Jeżeli pracownia nie składa zamówień w imieniu klienta, warto powiedzieć to wprost.
Liczba rund zmian
To element, który bezpośrednio wpływa na czas pracy pracowni. „Poprawki w cenie” brzmią dobrze, ale są nieprecyzyjne.
Lepszy zapis:
Pakiet obejmuje dwie rundy zmian do układu funkcjonalnego i dwie rundy zmian do wizualizacji. Zmiana wcześniej zaakceptowanego układu po przejściu do kolejnego etapu może wymagać dodatkowej wyceny.
Warto rozróżnić zmianę od nowej decyzji projektowej. Jeśli klient prosi o zmianę koloru ściany, może być to zwykła korekta. Jeśli po zaakceptowaniu całego układu chce przenieść kuchnię na drugą stronę mieszkania, konsekwencje są znacznie większe.
Pakiet powinien zostawiać miejsce na takie sytuacje.
Konsultacje i komunikacja
Klient powinien wiedzieć, jak wygląda kontakt z pracownią.
Można określić:
- liczbę spotkań
- długość konsultacji
- kanał komunikacji
- sposób przekazywania uwag
- czas odpowiedzi
- godziny kontaktu
- zasady akceptacji etapów
Przykład:
W ramach projektu odbywają się cztery spotkania online lub stacjonarne. Uwagi do materiałów klient przekazuje w jednym ustalonym kanale. Akceptacja etapu następuje mailowo.
Taki zapis ma znaczenie organizacyjne. Ogranicza sytuację, w której uwagi pojawiają się jednocześnie na mailu, Instagramie, WhatsAppie i podczas telefonu.
Nadzór i wsparcie podczas realizacji
Nadzór powinien być opisany osobno, jeśli jest dodatkową usługą. Trzeba wyjaśnić, co oznacza.
Może obejmować:
- wizyty na budowie
- konsultacje z wykonawcami
- sprawdzanie zgodności realizacji z projektem
- odpowiadanie na pytania wykonawców
- udział w odbiorach
- koordynację wybranych elementów
Każda z tych usług ma inny koszt i wymaga innego zaangażowania pracowni. Jeśli nadzoru nie ma w pakiecie, można napisać:
Wizyta na budowie i konsultacje podczas realizacji są dostępne jako usługi dodatkowe.
Klient nie powinien dowiadywać się o tym dopiero wtedy, gdy wykonawca zacznie zadawać pytania.
Czas realizacji
Pakiet powinien określać orientacyjny czas projektu albo sposób jego ustalania.
Przykład:
Orientacyjny czas realizacji projektu mieszkania do 80 m² wynosi 10 do 14 tygodni od momentu przekazania kompletu materiałów. Termin może ulec zmianie w zależności od liczby zmian i czasu akceptacji poszczególnych etapów.
Taki zapis jest bardziej użyteczny niż samo „realizacja od 3 miesięcy”. Warto również wskazać, kiedy zaczyna się liczenie terminu. Może to być dzień podpisania umowy, wpłaty pierwszej części wynagrodzenia albo przekazania kompletu materiałów.
Co nie wchodzi w zakres?
Dobry pakiet opisuje także granice. Przykładowo poza zakresem mogą znajdować się:
- projekty branżowe
- konstrukcja
- ekspertyzy techniczne
- zamówienia
- transport
- montaż
- dodatkowe wizyty na budowie
- kolejne rundy zmian
- projekty pomieszczeń dodanych po rozpoczęciu prac
Nie trzeba tworzyć bardzo długiej listy wyłączeń. Wystarczy uwzględnić elementy, które najczęściej powodują nieporozumienia albo pojawiają się w rozmowach z klientami.
Warto też określić, co dzieje się w przypadku usługi dodatkowej. Najprościej wskazać, że jest wyceniana osobno i kiedy klient otrzyma tę wycenę.
Jak może wyglądać kompletny pakiet?
Przykładowy opis może wyglądać następująco:
Projekt kompleksowy mieszkania do 80 m²
Zakres
- analiza potrzeb i materiałów wejściowych
- układ funkcjonalny
- koncepcja materiałowa
- wizualizacje wszystkich projektowanych pomieszczeń
- dokumentacja wykonawcza zgodna z ustalonym zakresem
- dobór materiałów i wyposażenia
- lista produktów
- dwie rundy zmian
- cztery konsultacje
- Proces
- [Brief](/blog/informacje-dla-pracowni-wnetrz-przed-kontaktem)
- układ funkcjonalny
- akceptacja
- wizualizacje
- akceptacja
- dokumentacja
- zestawienie produktów
- przekazanie materiałów.
- Termin
- około 12 tygodni od rozpoczęcia prac, przy terminowych akceptacjach.
- Cena
- od 18 000 zł. Ostateczna wycena zależy od metrażu, liczby pomieszczeń i zakresu dokumentacji.
- Poza zakresem
- nadzór na budowie, projekty branżowe, dodatkowe pomieszczenia i kolejne rundy zmian.
Taki opis daje klientowi wystarczająco dużo informacji, żeby ocenić podstawowe dopasowanie.
Jak ustalić zakres bez zaniżania ceny?
Pakiet warto sprawdzić na podstawie rzeczywistego czasu pracy. Załóżmy, że pracownia sprzedaje projekt za 18 000 zł. W założeniu projekt ma wymagać 70 godzin pracy. Po kilku miesiącach okazuje się, że średnio wygląda to tak:
| Etap | Średni czas |
|---|---|
| Brief i analiza | 4 h |
| Układ funkcjonalny | 10 h |
| Koncepcja i materiały | 8 h |
| Wizualizacje | 20 h |
| Dokumentacja | 20 h |
| Konsultacje i komunikacja | 12 h |
| Razem | 74 h |
Już na tym etapie projekt wymaga więcej czasu niż zakładano. Jeśli dojdą kolejne konsultacje i poprawki, różnica będzie większa. Taki prosty pomiar pozwala zdecydować, czy trzeba zmienić cenę, ograniczyć zakres, zmienić liczbę rund zmian albo inaczej podzielić usługę.
Pakiet powinien być możliwy do wykonania w sposób powtarzalny. Jeśli każda sprzedaż uruchamia zupełnie inny zakres pracy, pracownia szybko traci kontrolę nad rentownością.
Pakiet i formularz zapytania powinny się uzupełniać
Jeżeli pracownia zbiera zapytania przed rozmową, formularz może zebrać informacje potrzebne do dobrania właściwego zakresu.
Przydatne mogą być:
- rodzaj nieruchomości
- metraż
- liczba pomieszczeń
- lokalizacja
- etap inwestycji
- termin rozpoczęcia
- oczekiwany zakres pomocy
- budżet
- dodatkowe wymagania
Nie wszystkie pytania trzeba zadawać każdemu klientowi. Ich liczba powinna wynikać z tego, czego pracownia potrzebuje do oceny projektu i przygotowania oferty.
W Plads taki brief może być częścią procesu przed pierwszą rozmową. Klient przekazuje informacje o projekcie, a pracownia może sprawdzić zakres, termin i dopasowanie przed poświęceniem czasu na dłuższą rozmowę.
Jak sprawdzić gotowy pakiet?
Przed publikacją warto zrobić trzy testy.
- Test klienta
- osoba spoza branży opisuje własnymi słowami, co otrzyma.
- Test pracowni
- porównujesz zakres pakietu z ostatnimi kilkoma projektami i sprawdzasz, ile razy wychodziły poza założenia.
- Test ekonomiczny
- liczysz rzeczywisty czas pracy, komunikację i poprawki. Jeśli projekt regularnie zajmuje więcej czasu niż zakłada model cenowy, problem może znajdować się w zakresie.
Dobry pakiet nie musi mieć kilkudziesięciu pozycji. Powinien być wystarczająco konkretny, żeby klient wiedział, co kupuje, a pracownia wiedziała, jaką pracę zobowiązuje się wykonać.
Najlepiej zacząć od trzech ostatnich projektów. Spisz wszystko, co faktycznie zostało dostarczone, co wymagało dodatkowej pracy i jakie pytania pojawiały się po drodze. Z tego materiału można zbudować zakres pakietu znacznie dokładniej niż z gotowego szablonu oferty.
